Coretan Kecilku: ARTIKEL DAN LAPORAN HASIL OBSERVASI

Di dalam kehidupan yang mana kita berada dalam satu naungan yaitu Negara, maka agar dikatakan Negara tersebut bisa terus melangkah dan mewujudkan cita-citanya, haruslah seluruh aspek yang ada didalamnya ikut mendukung dan saling bekerja sama. Faktor penting yang sangat mempengaruhi maju mundurnya kehidupan di negara tersebut adalah masyarakat. Ketika masyarakat bisa ikut mensukseskan apa yang diprogramkan pemerintah, akan sangat mudah bagi negara tersebut untuk maju.

Salah satu bentuk ataupun program pemerintah dalam menunjukkan perhatiannya kepada masyarakat yaitu dengan menyediakan beberapa lembaga yang disitu bergerak di layanan publik atau bisa juga disebut dengan lembaga sosial. Lembaga tersebut bertugas untuk memberikan pelayanan terhadap apa yang diperlukan masyarakat, seperti pelayanan dibidang kesehatan (meliputi rumah sakit, puskesmas), bidang kependudukan ( Kantor Capil, Balai desa, dst), bidang keamanan (meliputi Kantor Polisi dan sejenisnya), bidang layanan keuangan (seperti bank) dan sebagainya. Agar masyarakat bisa mendapatkan kepuasan, tentunya dibutuhkan pelayanan yang ramah, adil, menerima segala keluhan dan kwalitas penanganan yang sama tanpa ada perbedaan.

Terkait dengan lembaga sosial tersebut, aku mencoba untuk melakukan observasi di salah satu kantor-kantor layanan publik untuk melihat proses pelayanan yang diberikan kepada msyarakat apakah telah berjalan dengan baik atau belum serta lebih memahami akan seluk beluk kantor sebut. Dibawah ini akan aku paparkan mulai dari proses pelaksanaan observasi dan juga hasilnya. Simak ya...

Pengamatan atau observasi yang aku lakukan kali ini betul-betul sangat istimewa dan tak akan pernah aku lupakan. Yang semula aku begitu menganggap enteng tentang pelaksananan pengamatan, dan ternyata hal itu ta semudah membalikkan telapak tangan. Aku mengira bahwa cukup dengan membawa surat izin dari kampus untuk melakukan obervasi di tempat yang aku pilih dan langsung ku tujukan kepadanya, itu sudah memudahkan aku mendapatkan data yang aku inginkan. Namun apa yang terfikir di otakku itu semuanya kurang tepat. Haruslah mengikuti beberapa prosedur untuk dapat melakukan observasi ataupun penelitian di sebuah lembaga, dan hal itupun bbaru ku alami pertama kali.

Aku telah memantapkan hati untuk memilih Kantor Catatan Sipil di Kota Trenggalek sebagai tempat aku mengumpulkan data untuk memenuhi tugas salah satu mata kuliah Sosiologi Hukum. Selanjutnya pada Hari kamis tanggal 29 September 2016, aku dan temanku yang lain meminta ke Kantor jurusan untuk dibuatkan surat rekomendasi atau izin melakukan observasi di tempat yang telah kami pilih masing masing. Akupun meminta surat tersebut lagsung tertuju kepada Pimpinan Kantor Capil Trenggalek. Nah, ke esokan harinya yaitu pada hari Jum’at aku datang ke Kantor Capil itu dengan membawa surat resmi dari kampus yang ditandatangani oleh Wakil Dekan I Fakultas Syariah dan Ilmu Hukum. Ternyata sesampainya disana, sudah banyak sekali masyarakat yang antri untuk mendapatkan layanan di kantor tersebut. Aku pun langsung duduk dan mengamati tata cara pelayanan yang diberikan kepada masyarakat khususnya Kecamatan Trenggalek di tempat yang telah disediakan.

Beberapa menit aku berada di sana, aku melihat banyak orang silih berganti datang dengan beragam keperluan mencari serta melengkapi berkas kependudukan masing-masing. Sebelum mendapatkan pelayanan yang diinginkan, setiap warga yang datang harus segera mengambil nomor antrian di loket yang telah disediakan petugas. Mereka dengan sabar, duduk dan antri demi giliran mendapatkan pelayanan. Untuk lebih menertibkan antrian. Petugas kantor memanggil satu persatu nomor antrian pengunjung dengan menggunakan speaker, sehingga dapat terdengar oleh seluruh pelosok ruangan.

Selama aku mengamati kegiatan itu, aku begitu senang dan terharu melihat apa yang telah menjadi program kerja kantor tersebut dalam memberikan pelayanannnya kepada masyarakat. Tak ada perbedaan dalam pemberian pelayanan, mengingat yang datang untuk meminta pelayanan itu masyarakatnya bisa di bilang beragam. Mulai dari kalangan sosial atas, menengah hingga ke bawah. Dari yang datang menggunakan seragam dan menaiki mobil, smpai yang berbaju biasa ataupun tukang becak. Semua dengan rata diberikan apa yang mereka inginkan di Kantor Capil tersebut, tidak ada diskriminasi, karena semua dianggap sama dan untuk mewujudkan keadilan masyarakat masing-masing telah mebawa nomor antriannnya. Sehingga tak diberikan kesempatan untuk menerobos antrian demi mendapatkan pelayanan lebih dulu.

Selanjutnya aku mencoba bertanya kepada salah satu pengunjung tentang bagaimana tanggapan mereka tentang pelayanan yang diberikan oleh para petugas di kantor tersebut, dan dia pun menegaskan bahwa sejauh ini pelayanan yang diberikan sudah cukup memuaskan, adil dan petugasnya pun ramah-ramah. Mendengar jawaban tersebut aku pun ingin membuktikan sendiri apakah jawaban tersebut benar adanya. Karena saat ini tengah ada program pemerintah bahwa KTP Nasional akan ditiadakan dan diganti dengan KTP-Elektronik, maka bagi warga Negara Indonesia yang KTP nya masih Nasional harus segera melakukan aktifasi di Kantor Catatan Sipil. Nah, aku berinisiatif untuk sekalian melakukan aktifasi KTP ku menjadi KTP-Elektronik. Dengan sabar aku ikut dalam nomor antrian dan ketika nomorku di panggil aku langsung ditanyai oleh petugas yang terkait dan meminta KTP ku untuk di proses pengaktifan. Selama menunggu proses pengaktifan, petugasnya itu kebetulan masih muda, dia bertanya tentang aku kuliah dimana, tentang pacar, dan tentang apan nikah,sambil diselingi dengan candaan. Akupun ikut tertawa dan senang karena dengan ramahnya dia melayani keperluanku. Dan akhirnya akupun percaya bahwa pelayanan yang diberikan di kantor tersebut begitu baik.

Setelah aktifasi tersebut aku teringat bahwa, tugas dalam observasi ini tak hanya mengamati tentang pelayanannya saja, akan tetapi laporannya harus dilengkapi tentang kelembagaannya seperti visi misi, motto, sarana prasana dsb. Untuk mendapatkan data tersebut, tentunya harus mewancarai bagian Tata Usaha. Aku langsung bertanya di tempat petugas aktifasi tadi, bagaimana caranya agar aku bisa mendapatkan data yang ku inginkan. Oleh petugasnya, aku diantarkan untuk menemui bagian Tata Usaha. Aku pun langsung menemui beliau. Pertama-tama aku menjelaskan tentang maksud kedatanganku dan selanjutnya aku meminta izin untuk melakukan observasi dengan menunjukkan surat pengantar dari kampus. Namun apa yang terjadi? Bagian tata usaha itu menjelaskan, bahwa untuk melakukan kegiatan apapun yang terkait lembaga publik itu tidak bisa dilakukan hanya dengan membawa surat dari kampus. Haruslah terlebih dahulu datang ke Kantor Kesatuan Bangsa dan Politik (Kesbangpol) untuk meminta surat pengantar akan izin melakukan observasi. Akhirnya aku datang ke kantor yang dimaksud tersebut, sesampainya disana dan kujelaskan maksud kedatanganku, lagi-lagi kudapatkan kekecewaan bahwa untuk bisa menerbitkan surat pengantar dari Kesbangpol, dibutuhkan surat pengantar dari kampus yang langsung tertuju pada Kesbangpol bukan ke Kantor Capil.

Akupun bingung harus bagaimana, mengingat itu sudah hari jumat siang, dan tidak mungkin aku langsung ke kampus untuk mencari surat pengantar tersebut, ditambah lagi Bapak Dekan yang bertugas menandatangi surat itu sedang tidak masuk kantor dan beliau bisanya pada hari Senin. Akhirnya aku memutuskan lebih baik pulang ke rumah dan berfikir dengan tenang, walaupun sebenarnya aku panik. Mengingat pada hari Senin itu, ada jam kuliah pada pukul 13.00 WIB. Dan laporan hasil observasi terakhir keterlambatan pada hari Selasa. Sehingga ku temukanlah ide yaitu sebaiknya aku datang lagi ke Kantor Kesbangpol pada hari Senin dengan meminta keringanan. Kuberanikanlah diri untuk datang ke sana dan kumeminta keringanan yaitu bagaimana jika surat pengantar dari kampus aku berikan di kemudian hari, mengingat sempitnya waktu dan ku harus segera mendapat data yang dibutuhkan. Setelah mendengarkan penjelasanku, akhirnya pihak kantor memahami dan menegaskan padaku untuk lain kali jika mau melakukan observasi harus disiapkan surat pengantarnya dengan jelas. Dan beberapa saat kemudian, surat pengantar observasipun telah jadi dibuat.

Apa yang aku butuhkan mengenai izin melakukan observasi telah lengkap. Langsung saja aku datang ke kantor Catatan Sipil Trenggalek dan kutunjukkan surat pengantar dari kantor Kesbangpol tsb. Setelah di setujui oleh bagian staff TU Kantor Capil, aku langsung saja mewancarai beliau untuk menggali beberapa informasi. Dari wawancara tersebut aku mendapatkan hasil terkait beberapa hal yang aku jelaskan dengan lengkap pada uraian di bawah ini.

GAMBARAN UMUM DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KABUPATEN TRENGGALEK

Perangkat daerah merupakan unsur pembantu Bupati dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah yang terdiri dari Sekretariat Daerah, Sekretariat DPRD, Dinas Daerah, Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, Lembaga teknis Daerah, Kecamatan dan Kelurahan serta lembaga lain. Perangkat daerah dalam bentuk organisasi disusun berdasarkan adanya urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah yang terdiri dari urusan wajib dan urusan pilihan. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Trenggalek merupakan satuan kerja perangkat daerah yang dibentuk oleh Pemerintah Kabupaten Trenggalek sebagai wujud adanya otonomi daerah yang luas, nyata dan bertanggung jawab yang pembentukan ini berdasarkan kepada Peraturan Daerah No.3 tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata kerja Dinas Daerah Kabupaten Trenggalek serta berdasarkan keputusan Bupati Trenggalek tanggal 11 Januari 2011 tentang Penetapan Nomenklatur DISPENDUKCAPIL Kabupaten Trenggalek.

a. Visi dan Misi

Adapun visi yang akan dicapai satuan kerja Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil sebagai berikut:

“Tercapainya Tertib Administrasi Kependudukan yang Akurat untuk Pelayanan Prima” yang mana visi tersebut bermakna bahwa tertib administrasi kependudukan adalah suatu kondisi untuk mengoptimalkan pelaksaksanaan pendaftaran dan pencatatan penduduk dengan pemantapan dan pengintegrasian produk-produk DISPENDUKCAPIL yang ada sehingga upaya peningkatan cakupan dan kualitas pelayanan yang prima kepada masyarakat sehingga menghasilkan data kependudukan yang cepat, tepat akurat serta berkesinambungan sebagai sumber data basis pembangunan. Tertib Administrasi Kependudukan sesuai dengan Undang – undang No. 24 Tahun 2013 atas perubahan Undang-Undang No 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan Peraturan Pemerintah No. 37 Tahun 2007 serta Peraturan Presiden No. 25 Tahun 2008 tentang Persyaratan dan Tata cara Pendaftaran dan Pencatatan sipil

Sedangkan misi dari organisasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil sebagai berikut:

1. Terwujudnya tertib administrasi kependudukanku

2. Meningkatkan kualitas dan kuantitas sarana dan prasarana serta sumber daya manusia

3. Meningkatkan akurasi data base kependudukan

4. Meningkatkan kesadaran masyrakat akan arti pentingnya dokumen kependudukan

5. Meningkatkan pelayanan prima kepada masyarakat.

b. Struktur Organisasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil adalah sebagai berikut

c. Jenis layanan yang disediakan

Pelayanan Administrasi meliputi :

1) Pencatatan Akta Kelahiran

2) Pencatatan Akta Perkawinan.

3) Pencatatan Akta Perceraian

4) Pencatatan Akta Kematian

5) Pencatatan Pembatalan perkawinan

6) Pencatatan Pengangkatan Anak / Adopsi.

7) Pencatatan Pengakuan / Pengesahan Anak.

8) Pencatatan Perubahan Nama

9) Pelaporan dan Penerbitan Tanda Bukti Pelaporan mengenai Kelahiran, Perkawinan, Perceraian dan Kematian yang terjadi di luar Negeri bagi WNI.

10) Surat Keterangan Tinggal Sementara

11) Surat Keterangan Pindah

12) Pengurusan Kartu Keluarga (KK).

13) Pengurusan Kartu Tanda Penduduk (KTP)

d. Tujuan lembaga

Mengenai tujuan lembaga publik ini tentunya untuk memberikan pelayanan dalam rangka melengkapi berkas kependudukan semua masyarakat

e. Motto lembaga

“Pelayanan Lengkap Bila Data Lengkap Dan Benar”

f. Simbol lembaga

Dikarenakan lembaga ini masih berada di bawah naungan pemerintah daerah maka mungkin lebih tepatnya adalah adanya logo seperti ini:

g. Sarana dan prasarana

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Trenggalek menempati gedung di jalan Dwi Sartika No.6-8 Telp: 0355791160 terdiri dari gedung/kantor, gedung pelayanan KTP dan Akta Catatan Sipil, gedung pertemuan/ruang sidang perkawinan, musholla. Sarana lain yang dimiliki yaitu: motor dinas, mobil dinas, notebook, komputer pc, mesin ketik, meja, kursi, almari, rak, brankas, filling cabinet, mesin lainating KTP, scaner, printer, webcam, monitor, LCD Proyektor, hublan, genset, server, CPU, UPS, AC, wireless, keyboard. Mengenai kondisi sarana pdan prasarana tersebut sebagian besar masih memadai, namun yang lain juga ada yang membutuhkan perbaikan.

KESIMPULAN

Dari observasi yang telah saya lakukan, dapat disimpulkan bahwa pelayanan masyarakat yang ada di DISPENDUKCAPIL sudah baik hal itu dapat dilihat dari petugas yang melayani di sana begitu ramah dengan siapa saja, serta pelayanan yang sama pada seluruh elemen. Selain itu masyarakat juga ikut mensupport segala ketentuan yang ada didalamnya dengan membudayakan antri dengan tertib

LAMPIRAN

Foto suasana saat pengamatan